Microsoft 365 en cloud: goed ingericht, veilig en beheerd

Microsoft 365 voor bedrijven bestaat in meerdere varianten, bij het schrijven van deze pagina onder de namen Business Basic, Standard en Premium. Basic bevat mail, Teams en de online versies van Word en Excel. Standaard voegt de programma's voor je computer toe. Premium voegt apparaatbeheer en extra beveiliging toe. De namen en inhoud wijzigen soms, dus we kijken bij elke klant naar de actuele situatie.

Voor de meeste kantoren met laptops is de variant met beveiliging en apparaatbeheer de moeite waard, omdat je er meervoudige inlog, regels voor apparaten en bescherming tegen phishing mee instelt. Voor medewerkers die alleen mail en Teams in de browser gebruiken is Basic vaak genoeg. We zoeken per groep gebruikers uit wat nodig is, zodat je niet betaalt voor licenties die je niet gebruikt.

Een overstap van een oude mailomgeving of van losse bestanden naar Microsoft 365 verloopt in een vaste volgorde. We kopiëren mailboxen en bestanden op de achtergrond, richten accounts, rechten en apparaten in en laten een testgroep alvast werken. Pas als alles klopt, zetten we de mail om naar de nieuwe omgeving.

Dat omzetten is het enige moment met enig risico. Daarom plannen we het buiten kantoortijd en houden we de oude omgeving beschikbaar totdat jullie zeker weten dat niets ontbreekt. Je team krijgt een korte uitleg, zodat de eerste ochtend in de nieuwe omgeving rustig verloopt.

Een Microsoft 365-omgeving die met de standaardinstellingen is gebouwd, staat vaak ruimer open dan nodig. We zetten meervoudige inlog aan, beperken wie van waar kan inloggen, regelen wat er met gedeelde bestanden mag en stellen waarschuwingen in voor verdachte aanmeldingen.

Daarbij hoort een back-up. Microsoft zorgt dat de dienst blijft werken, maar wat jij of een gekaapt account verwijdert, kun je niet altijd terughalen. Lees daarover meer onder beveiliging en back-up.

Teams is bedoeld voor chat en vergaderen, SharePoint voor bestanden. Samen werken ze goed als er een heldere structuur is: een team per afdeling of project, vaste mappen en rechten die bij de functie passen. Zonder die structuur ontstaat snel een wirwar van kopieën waarin niemand de laatste versie vindt.