Microsoft 365 und Cloud: gut eingerichtet, sicher und betreut

Microsoft 365 für Unternehmen gibt es in mehreren Varianten, zum Zeitpunkt dieser Seite unter den Namen Business Basic, Standard und Premium. Basic enthält E-Mail, Teams und die Online-Versionen von Word und Excel. Standard ergänzt die Programme für Ihren Computer. Premium ergänzt Geräteverwaltung und zusätzliche Sicherheit. Namen und Inhalte ändern sich gelegentlich, deshalb schauen wir bei jedem Kunden auf die aktuelle Lage.

Für die meisten Büros mit Laptops lohnt sich die Variante mit Sicherheit und Geräteverwaltung, weil Sie damit Mehrfaktor-Anmeldung, Regeln für Geräte und Schutz vor Phishing einrichten. Für Mitarbeiter, die nur E-Mail und Teams im Browser nutzen, genügt Basic oft. Wir klären je Nutzergruppe, was nötig ist, damit Sie nicht für Lizenzen zahlen, die Sie nicht nutzen.

Der Wechsel von einer alten E-Mail-Umgebung oder von einzelnen Dateien zu Microsoft 365 folgt einer festen Reihenfolge. Wir kopieren Postfächer und Dateien im Hintergrund, richten Konten, Rechte und Geräte ein und lassen eine Testgruppe schon einmal arbeiten. Erst wenn alles stimmt, stellen wir die E-Mail auf die neue Umgebung um.

Dieses Umstellen ist der einzige Moment mit einem gewissen Risiko. Deshalb planen wir es außerhalb der Bürozeiten und halten die alte Umgebung bereit, bis Sie sicher sind, dass nichts fehlt. Ihr Team erhält eine kurze Einweisung, damit der erste Morgen in der neuen Umgebung ruhig verläuft.

Eine Microsoft-365-Umgebung, die mit den Standardeinstellungen aufgebaut wurde, ist oft weiter geöffnet als nötig. Wir aktivieren die Mehrfaktor-Anmeldung, beschränken, wer von wo aus anmelden kann, regeln, was mit geteilten Dateien geschehen darf, und richten Warnungen bei verdächtigen Anmeldungen ein.

Dazu gehört ein Backup. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft, aber was Sie oder ein gekaperter Account löschen, lässt sich nicht immer wiederherstellen. Mehr dazu lesen Sie unter Sicherheit und Backup.

Teams ist für Chat und Besprechungen gedacht, SharePoint für Dateien. Zusammen funktionieren sie gut, wenn es eine klare Struktur gibt: ein Team pro Abteilung oder Projekt, feste Ordner und Rechte, die zur Funktion passen. Ohne diese Struktur entsteht schnell ein Wirrwarr aus Kopien, in dem niemand die letzte Version findet.