Microsoft 365 والسحابة: إعداد سليم وحماية وإدارة

يتوفر Microsoft 365 للشركات في عدة نسخ، تحمل وقت كتابة هذه الصفحة الأسماء Business Basic وStandard وPremium. تتضمن Basic البريد وTeams والنسخ الإلكترونية من Word وExcel. وتضيف Standard البرامج المثبّتة على جهازك. وتضيف Premium إدارة الأجهزة وحماية إضافية. تتغير الأسماء والمحتويات أحياناً، ولذلك ننظر لدى كل عميل في الوضع الفعلي.

لمعظم المكاتب التي تستخدم أجهزة محمولة، تستحق النسخة التي تشمل الحماية وإدارة الأجهزة، لأنك بها تضبط تسجيل الدخول متعدد العوامل وقواعد الأجهزة والحماية من التصيّد. أما للموظفين الذين يستخدمون البريد وTeams في المتصفح فقط، فتكفي Basic غالباً. نحدد لكل مجموعة مستخدمين ما يلزمها، حتى لا تدفع مقابل تراخيص لا تستخدمها.

الانتقال من بيئة بريد قديمة أو من ملفات متفرقة إلى Microsoft 365 يتم بترتيب ثابت. ننسخ صناديق البريد والملفات في الخلفية، ونُعدّ الحسابات والصلاحيات والأجهزة، ونترك مجموعة اختبار تعمل مسبقاً. وفقط عندما يكون كل شيء سليماً نحوّل البريد إلى البيئة الجديدة.

التحويل هو اللحظة الوحيدة التي فيها بعض المخاطرة. لذلك نخطط له خارج ساعات الدوام، ونُبقي البيئة القديمة متاحة إلى أن تتأكدوا من أنه لا ينقص شيء. يحصل فريقك على شرح قصير، لكي يمر الصباح الأول في البيئة الجديدة بهدوء.

بيئة Microsoft 365 المبنية بالإعدادات الافتراضية تكون في الغالب أكثر انفتاحاً مما يلزم. نفعّل تسجيل الدخول متعدد العوامل، ونحدد من يمكنه تسجيل الدخول ومن أين، وننظم ما يُسمح به في الملفات المشتركة، ونضبط تنبيهات لعمليات تسجيل الدخول المشبوهة.

ومن ذلك أيضاً النسخ الاحتياطي. تضمن Microsoft استمرار عمل الخدمة، لكن ما تحذفه أنت أو حساب مخترق لا يمكن دائماً استرجاعه. اقرأ المزيد في الحماية والنسخ الاحتياطي.

Teams مخصص للدردشة والاجتماعات، وSharePoint للملفات. يعملان معاً جيداً إذا وُجد هيكل واضح: فريق لكل قسم أو مشروع، ومجلدات ثابتة، وصلاحيات تناسب الوظيفة. وبدون هذا الهيكل ينشأ سريعاً تشابك من النسخ لا يجد فيه أحد آخر إصدار.