Schnittstellen und Automatisierung: Systeme, die zusammenarbeiten, ohne doppelte Eingabe

Fast jedes Programm, das Sie täglich nutzen, hat eine Möglichkeit zum Datenaustausch, meist über eine API oder eine Standardanbindung. Häufige Kombinationen im Mittelstand sind: ein Onlineshop, der Bestellungen an die Buchhaltung weitergibt, ein Angebotsprogramm, das ein bestätigtes Angebot in einen Auftrag und eine Rechnung umwandelt, ein Kalender, der bei einem Termin eine Bestätigung verschickt, und ein Formular auf der Website, das in Ihrem CRM landet.

Ob sich eine Schnittstelle lohnt, hängt davon ab, wie oft etwas passiert und was ein Fehler kostet. Für drei Rechnungen im Monat bleibt Handarbeit besser. Eine Schnittstelle für vierzig Bestellungen am Tag zahlt sich schnell aus und verhindert die Tippfehler, die zur Handarbeit gehören.

Es gibt drei Wege, Systeme zu verbinden. Viele Programme haben eine Standardanbindung an ein anderes Programm, oft als Modul: Das ist die erste Wahl, weil es sich am einfachsten warten lässt. Für einfache Regeln gibt es Tools wie Power Automate, mit denen Sie ohne Code einen Ablauf bauen. Bei komplexen Regeln, großen Datenmengen oder ungewöhnlichen Programmen bauen wir eine Schnittstelle nach Maß.

Wir beginnen mit der einfachsten Lösung, die funktioniert, und bauen nur selbst, was nicht anders geht. Das hält die Kosten niedrig und die Betreuung überschaubar. Gehört eine Schnittstelle zu einem größeren Individualprojekt, lesen Sie mehr unter Individualsoftware, ERP und CRM.

Am meisten gewinnen Sie bei Arbeit, die sich oft wiederholt, festen Regeln folgt und von Hand zu Fehlern führt: Erinnerungen für offene Rechnungen verschicken, Konten anlegen, wenn jemand anfängt, jeden Montag einen Bericht bereitstellen, Anhänge am richtigen Ort ablegen. Das sind kleine Aufgaben, die zusammen einen Tag pro Woche kosten.

Wo Dokumente oder E-Mails gelesen oder vorsortiert werden müssen, kann KI helfen. Wir setzen sie dort ein, wo sie zuverlässig ist, und lassen bei Entscheidungen, bei denen ein Fehler Schaden anrichtet, einen Menschen mitprüfen.

Eine Schnittstelle hat Zugriff auf Ihre Daten und muss deshalb so sorgfältig behandelt werden wie ein Mitarbeiter. Wir verwenden eigene Zugangsschlüssel mit möglichst wenigen Rechten, bewahren sie sicher auf und dokumentieren, was verbunden ist. Wenn eine Schnittstelle fehlschlägt, erhalten Sie oder wir eine Meldung, damit keine Daten verloren gehen, ohne dass es jemand merkt.