Online afspraken
Klanten boeken zelf, krijgen een herinnering en jullie zien per behandelaar de planning, inclusief behandelduur en pauzes.
Software op maatIT voor schoonheidssalons: afspraken, klantdossiers en privacy
Een schoonheidssalon werkt met persoonlijke gegevens, soms over gezondheid of huid. Dat vraagt om een agenda en een dossier die goed beveiligd zijn en toch gemakkelijk werken.
Schoonheidssalons
Het dossier van de klant is het hart van de salon
In een schoonheidssalon draait veel om vertrouwen. Een klant vertelt over haar huid, medicijngebruik, allergieën of een zwangerschap, omdat de behandelaar dat moet weten. Die aantekeningen gaan in een dossier, en dat dossier moet je kunnen vinden, aanvullen en beschermen.
Veel salons gebruiken daarvoor een combinatie van een agenda, een schrift en foto's op een telefoon. Dat werkt tot er iets kwijtraakt, of tot een klant vraagt wat je van haar bewaart. Een goed ingericht systeem lost beide op zonder dat de behandelaar er meer werk van heeft.
Persoonsgegevens
Gezondheidsgegevens vragen meer zorg
Voor gegevens over gezondheid gelden onder de AVG strengere regels dan voor een gewoon adres of telefoonnummer. Of dat voor jouw salon geldt, hangt af van wat je vastlegt. Een paar vuistregels helpen:
- leg alleen vast wat je voor de behandeling nodig hebt en vraag daar toestemming voor
- bewaar dossiers in een systeem met inlog per medewerker, niet in losse bestanden of op een gedeelde telefoon
- maak foto's van klanten alleen met toestemming en bewaar ze niet in de gewone fotogalerij van een telefoon
- spreek een bewaartermijn af en ruim daarna op
- zorg voor een back-up die ook versleuteld is
Wat we doen
Wat we voor een schoonheidssalon regelen
Een veilig klantdossier
Aantekeningen per klant in een omgeving met een eigen inlog per medewerker en rechten die bij de functie passen.
Beveiliging en back-upEen website met sfeer
Behandelingen, werkwijze en een boekingsknop op een site die snel laadt en aangenaam leest.
Websites en webshopsApparatuur en werkplekken
Een laptop of tablet voor de agenda en het dossier, plus een printer en wifi die bij de behandelingen en de ruimte passen.
Hardware en werkplekkenBack-up
Dossiers en agenda op twee plekken, versleuteld en getest.
Back-up voor het MKBHulp bij vragen
Een aanspreekpunt voor als het systeem iets doet dat je niet verwacht, op afstand en in de salon.
IT-supportPraktijk
Een agenda die de behandeling volgt
Een gezichtsbehandeling duurt een uur, een manicure dertig minuten en een behandelaar heeft tussendoor tijd nodig om de ruimte klaar te maken. Zo'n planning past slecht in een standaardagenda waarin elke afspraak even lang is.
We kennen dit vraagstuk uit het werk voor een salon in Leusden, waar we een online afsprakenagenda bouwden met planning per medewerker, pauzes en behandelingen. Dat werk staat beschreven onder software op maat. Past een bestaand systeem bij jouw salon, dan kiezen we dat en richten we het in. Past het niet, dan bespreken we wat een agenda op maat zou betekenen.
Veelgestelde vragen over IT voor schoonheidssalons
Mag ik klantgegevens in een gewone agenda-app bewaren?
Dat hangt af van wat je er in zet en hoe de app is ingesteld. Zodra je gegevens over gezondheid, huid of medicijnen vastlegt, wil je een systeem met inlog per medewerker en goede afspraken met de leverancier. We helpen met de keuze en met het nalopen van de instellingen.
Wat als een medewerker de salon verlaat?
Dan sluiten we haar toegang af op de dag dat ze vertrekt: agenda, dossiers, e-mail en eventuele gedeelde accounts. Daarom werken we met inlog per persoon en niet met één gedeeld wachtwoord.
Kan mijn website direct boeken?
Ja, via een koppeling met het agendasysteem. Klanten zien de beschikbare tijden en boeken zelf, en de afspraak komt in dezelfde agenda die jullie al gebruiken.
Komen jullie naar de salon?
Ja, voor de installatie van apparatuur en wifi komen we langs in de regio rond Amersfoort, Soest, Baarn, Leusden, Woudenberg en Hilversum en ook elders in Nederland. Reistijd en reiskosten spreken we vooraf af in de offerte. Instellingen en vragen regelen we vaak op afstand.
Samenwerken
Laten we kijken wat jouw bedrijf nodig heeft
Vraag een offerte aan of plan een gesprek. We reageren meestal binnen één werkdag.
info@assist2go.nlMa-vr 09:00-17:00