Back-up voor het MKB: een kopie die je kunt terugzetten

Een back-up is pas waardevol op het moment dat je hem nodig hebt. Wat telt, is of je hem dan ook kunt terugzetten.

Waarom

Waarom de meeste back-ups niet genoeg zijn

Veel kleine bedrijven denken dat ze een back-up hebben. Er hangt een externe schijf aan de computer, of de bestanden staan ergens in de cloud. Bij een brand of diefstal is dat laatste misschien voldoende. Bij een aanval met ransomware, die alles versleutelt wat bereikbaar is, werkt het vaak niet: de schijf aan de computer wordt meegenomen en de bestanden in de cloud synchroniseren de versleutelde versie.

Een back-up is daarom meer dan een kopie. Het is een kopie die gescheiden is van het systeem dat hij beschermt, die regelmatig wordt gemaakt en waarvan is bewezen dat je hem kunt terugzetten.

De regel

De drie-twee-een-regel

Een eenvoudige vuistregel die voor vrijwel elk klein bedrijf werkt:

Drie kopieën van je gegevens: het origineel en twee back-ups
Twee verschillende soorten opslag, bijvoorbeeld een lokale schijf of netwerkopslag en een cloudopslag
Eén kopie buiten je kantoor, zodat brand, inbraak of een besmetting niet alles meeneemt

Microsoft 365

Hebben mijn bestanden in Microsoft 365 een back-up?

Een vaak gehoorde misvatting is dat Microsoft je mail en bestanden zelf back-upt. Microsoft zorgt dat de dienst blijft draaien en dat gegevens bij een storing in hun datacentrum niet verloren gaan. Voor wat jij of een medewerker per ongeluk verwijdert, voor een gekaapt account dat bestanden wist, of voor een besmetting die bestanden versleutelt en synchroniseert, ben je zelf verantwoordelijk.

Een aparte back-up van Microsoft 365 bewaart mail, bestanden en agenda's buiten het account en kan een versie van voor het incident terugzetten. Voor wie met klantgegevens of administratie in Microsoft 365 werkt, is dat een van de verstandigste uitbreidingen.

Opzetten

Zo zetten we een back-up op

Een back-up bouwen we van binnen naar buiten: eerst weten wat er is, dan bepalen wat erin moet.

Inventariseren
Waar staan je gegevens? Op laptops, op een server, in de cloud, in een boekhoudpakket? We maken de lijst die je zelf nog niet had.
Kiezen
Hoe vaak verandert wat? Hoe lang mag herstel duren? Daaruit volgt hoe vaak we back-uppen en waar we de kopie bewaren.
Inrichten
We stellen de back-up in, versleutelen hem en zorgen dat hij niet te bereiken is voor een gewone gebruiker.
Testen
We zetten regelmatig iets terug om te laten zien dat het werkt. Een back-up die niet is getest, geldt niet als back-up.

Verder lezen

Meer over beveiliging

Veelgestelde vragen over back-up voor het MKB

Hoe vaak moet ik een back-up maken?

Dat hangt af van hoeveel werk je kunt missen. Als je een dag aan werk kunt overdoen, is een dagelijkse back-up genoeg. Verandert er de hele dag veel, zoals bij een boekhouding of agenda, dan wil je vaker. Daar leiden we de frequentie uit af.

Waar bewaar ik de back-up het best?

Op minstens twee plekken, waarvan één buiten je kantoor. Een versleutelde cloudopslag in Europa voldoet voor de meeste bedrijven. Een lokale kopie zorgt dat grote bestanden snel terug zijn.

Hoe weet ik dat mijn back-up werkt?

Door hem terug te zetten. Een steekproef is genoeg: een map, een mailbox, een database. Dat doen we regelmatig en je krijgt een korte terugmelding. Een back-up die nooit is getest, is een aanname.

Is een back-up genoeg tegen ransomware?

Een goede back-up is de belangrijkste verdediging, maar niet de enige. Zorg ook dat de aanvaller niet bij de back-up kan komen en dat je account niet gekaapt wordt. Lees meer onder bescherming tegen ransomware.

Wat kost een back-up voor een klein bedrijf?

Dat hangt af van de hoeveelheid gegevens, het aantal apparaten en hoe snel je ze terug wilt hebben. We maken na een korte inventarisatie een voorstel, zodat je ziet wat erin zit.